Regulamin świadczenia usług Flotika

Regulamin określa zasady świadczenia usług Flotika na rzecz przedsiębiorców i innych podmiotów korzystających z nich w związku z działalnością zawodową. Usługodawcą jest Huzzar Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Załogowa 6, 80-557 Gdańsk, KRS 0000629733, NIP 9571087565, REGON 365010576. Kontakt: kontakt@flotika.io.

Przed utworzeniem konta Użytkownik otrzymuje dostęp do Regulaminu i Polityki prywatności. Zakup płatnej usługi wymaga odrębnego wyboru Planu i zaakceptowania warunków przedstawionych przed zamówieniem. Umowa powierzenia stanowi załącznik do Regulaminu, gdy Klient powierza dane osób związane z flotą.

• Flotika, Aplikacja — internetowy system do monitoringu GPS i zarządzania flotą wraz z funkcjami dla kierowców.
• Organizacja, Klient — podmiot, dla którego utworzono przestrzeń roboczą i który decyduje o korzystaniu z usługi przez swoje osoby.
• Użytkownik — osoba z dostępem do Aplikacji; Administrator organizacji — osoba uprawniona przez Klienta do zarządzania dostępami i rozliczeniami; Kierowca — osoba korzystająca z pojazdu lub funkcji kierowcy.
• Pojazd — pojazd przypisany do Organizacji; Lokalizator GPS — urządzenie przekazujące dane o położeniu pojazdu do systemu.
• Moduł — dodatkowy zakres funkcji, np. Eco Driving lub Zarządzanie flotą; Plan — wybrany zakres i okres rozliczenia usługi.
• Trial, Okres próbny — 14-dniowy okres testowania Flotiki według zasad opisanych poniżej.

Flotika udostępnia, zależnie od Planu i Modułów, podgląd pojazdów, historię tras i postojów, raporty, geostrefy, analizę stylu jazdy, funkcje zarządzania flotą, aplikację kierowcy i link do śledzenia przejazdu. Zakres aktywnych funkcji jest pokazany przy wyborze Planu w Aplikacji.

Potrzebne są dostęp do Internetu i aktualna przeglądarka. Funkcje lokalizacyjne wymagają poprawnie zainstalowanego i aktywowanego kompatybilnego Lokalizatora GPS z dostępem do sieci. Dostępność poszczególnych danych zależy także od konfiguracji pojazdu i uprawnień.

Rejestracja wymaga prawdziwych danych, utworzenia konta i przyjęcia Regulaminu. Osoba zakładająca Organizację oświadcza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu. Administrator organizacji przydziela role, aktualizuje dane i odbiera dostęp osobom, które nie powinny go już mieć.

Użytkownik chroni dane logowania i nie udostępnia konta innym osobom. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie zgłosić na kontakt@flotika.io. Zabronione są działania bezprawne, próby dostępu do danych innej Organizacji, obchodzenia uprawnień i zakłócania usługi.

Klient określa cele i podstawę prawną monitorowania pojazdów i osób, zakres danych, zasady dostępu i przechowywania. Klient odpowiada za wymagane informacje dla pracowników, kierowców i innych osób oraz za zgodność korzystania z Flotiki z prawem pracy i ochrony danych. Aplikacja nie zastępuje tych obowiązków.

Tryb prywatny, jeśli jest dostępny w Planie i włączony w Organizacji, ogranicza widoczność danych o prywatnym przejeździe w interfejsie Organizacji. Klient ustala i komunikuje zasady jego używania. Samo udostępnienie trybu prywatnego nie przesądza o legalności monitoringu.

Położenie i historia mogą być niedostępne lub opóźnione m.in. przez warunki GNSS, zasięg GSM, transmisję danych, zasilanie, montaż lub awarię urządzenia. Flotika nie gwarantuje nieprzerwanego ani absolutnie dokładnego pomiaru.

W ramach testu Klient może zamówić wysyłkę jednego Lokalizatora GPS. Przy zakupie urządzeń i płatnej usługi obowiązują ceny oraz warunki przedstawione przed zatwierdzeniem zamówienia. Klient zapewnia prawidłową instalację i używanie urządzenia zgodnie z instrukcją oraz przepisami. Potwierdzenie dostawy urządzenia testowego jest zapisywane w systemie.

Lokalizator przekazany do Triala pozostaje własnością Usługodawcy przez cały Okres próbny. Klient nie płaci za korzystanie z tego urządzenia podczas testu. W razie awarii, braku dostawy lub potrzeby wymiany Klient zgłasza sprawę na kontakt@flotika.io; sposób naprawy lub wymiany Usługodawca uzgadnia z Klientem.

Jeżeli po Trialu Klient wybierze płatny Plan, testowy Lokalizator pozostaje u Klienta, a jego koszt jest rozliczany zgodnie z aktualną ceną urządzenia, rabatem lub promocją właściwą dla wybranego Planu, pokazanymi przed potwierdzeniem zamówienia. Jeżeli Klient nie wybierze płatnego Planu, zwraca testowy Lokalizator w ciągu 14 dni od zakończenia Triala. Usługodawca przekazuje instrukcję zwrotu i organizuje zwrot na swój koszt.

Normalne ślady używania urządzenia zgodnie z przeznaczeniem nie powodują dodatkowych opłat. W razie niezwrócenia, zagubienia lub istotnego uszkodzenia wykraczającego poza normalne użytkowanie Usługodawca może obciążyć Klienta aktualną wartością urządzenia według cennika obowiązującego w chwili rozliczenia, po poinformowaniu Klienta o podstawie i wysokości należności.

Sama rejestracja nie uruchamia 14-dniowego testu GPS. Trial rozpoczyna się przy pierwszej aktywacji Lokalizatora GPS dla testowej Organizacji. Jeśli urządzenie nie zostanie aktywowane wcześniej, Trial rozpoczyna się automatycznie po upływie 14 dni od potwierdzonego dostarczenia urządzenia. Od tego momentu Klient otrzymuje pełne 14 dni testu.

Po zakończeniu Triala płatna subskrypcja nie rozpoczyna się automatycznie. Wymaga odrębnego wyboru Planu i przejścia procesu płatności. Bez płatnego Planu dostęp do części funkcji może zostać ograniczony.

Flotika oferuje Plany miesięczne, roczne i dwuletnie oraz Moduły i urządzenia zgodnie z ofertą pokazywaną w Aplikacji przed zakupem. Cena zależy m.in. od liczby pojazdów, okresu rozliczenia, Modułów, urządzeń i rabatów. Wszystkie publicznie prezentowane ceny są cenami netto; należy do nich doliczyć obowiązujący podatek VAT. Podsumowanie zamówienia wskazuje należną kwotę przed zatwierdzeniem płatności.

Płatności online obsługuje Stripe. Dane karty są wprowadzane w środowisku operatora płatności, a Usługodawca otrzymuje informacje potrzebne do obsługi subskrypcji i rozliczeń. Subskrypcja powstaje po potwierdzeniu płatności, nie przez samą rejestrację. Dokumenty rozliczeniowe są udostępniane lub przesyłane zgodnie z wybranym sposobem płatności i przepisami.

Zmiana Planu lub Modułów odbywa się przez funkcje Aplikacji. Okres rozliczeniowy i sposób naliczania zmian wynikają z warunków przedstawionych przed ich zatwierdzeniem. Płatności cykliczne i zarządzanie nimi odbywają się przez dostępne funkcje Stripe.

Klient może zarządzać subskrypcją w Aplikacji lub skontaktować się z Usługodawcą na kontakt@flotika.io. Skutek rezygnacji, koniec opłaconego okresu i ewentualne należności wynikają z zaakceptowanego Planu oraz informacji w portalu płatności. Po zakończeniu usługi dostęp do płatnych funkcji może zostać ograniczony.

W sprawie eksportu, archiwizacji lub usunięcia konta i danych Klient kontaktuje się z Usługodawcą. Dane są usuwane lub zwracane zgodnie z Umową powierzenia, obowiązkami prawnymi i technicznym cyklem kopii bezpieczeństwa. Dane potrzebne do rozliczeń lub obrony roszczeń mogą być zachowane przez właściwy okres prawny.

Usługodawca utrzymuje Aplikację i może prowadzić prace serwisowe; o planowanych dłuższych przerwach informuje w miarę możliwości z wyprzedzeniem. Odrębny gwarantowany poziom dostępności wymaga indywidualnego uzgodnienia.

Strony odpowiadają za swoje obowiązki na zasadach wynikających z prawa. Usługodawca nie odpowiada za skutki niezgodnego z prawem monitoringu prowadzonego przez Klienta ani za przerwy spowodowane przyczynami poza jego kontrolą, z zastrzeżeniem odpowiedzialności, której prawo nie pozwala wyłączyć.

Problemy techniczne i reklamacje można zgłaszać na kontakt@flotika.io. Zgłoszenie powinno zawierać nazwę Organizacji, adres kontaktowy, opis problemu, datę i — jeśli to możliwe — identyfikator pojazdu lub zamówienia, bez przesyłania haseł. Usługodawca potwierdza przyjęcie i odpowiada bez zbędnej zwłoki; może poprosić o informacje potrzebne do rozwiązania sprawy.

Prawa do Flotiki, oprogramowania, znaków i materiałów przysługują Usługodawcy lub uprawnionym licencjodawcom. Klient może korzystać z Aplikacji w zakresie aktywnego Planu, lecz nie nabywa praw do kodu ani znaków. Dane wprowadzone przez Klienta pozostają pod jego kontrolą w zakresie wynikającym z prawa i umowy.

Zasady przetwarzania danych opisują Polityka prywatności i Umowa powierzenia. Klient jest administratorem danych osób monitorowanych w swojej flocie, a Usługodawca przetwarza je na jego udokumentowane polecenie.

O istotnych zmianach Regulaminu Usługodawca informuje z wyprzedzeniem przez Aplikację lub e-mail, wskazując datę wejścia w życie. Zmiany nie naruszają uprawnień wynikających z przepisów ani przyjętych warunków już opłaconego okresu. W razie braku akceptacji Klient może zakończyć korzystanie zgodnie z zasadami Planu.

Do Regulaminu stosuje się prawo polskie. Strony najpierw próbują rozwiązać spory polubownie; właściwość sądu wynika z obowiązujących przepisów. Nieważność jednego postanowienia nie narusza pozostałych.